интересно
Предыдущая | Содержание | Следующая

Поддержка сбалансированной системы показателей информационными технологиями

Нуждается ли разработка и использование сбалансированной системы показателей в производительном программном обеспечении, и если да, то какой должна быть эта ИТ-поддержка? На предприятиях, которые сейчас внедряют или уже используют BSC, этот вопрос обсуждается очень активно. И на самом деле, практически все известные производители программного обеспечения прославляют свои решения, способные обеспечить функционирование сбалансированной системы показателей. Однако нельзя забывать о том, что информационные технологии и в этом случае служат вспомогательным инструментом и не являются самоцелью. Мы знаем целый ряд предприятий, которые и без отточенных решений в ИТ-сфере успешно внедрили BSC. Это возможно, поскольку данная система концентрируется на сфокусированной системе целей с обозримым количеством показателей.

Следующая причина того, что эти предприятия отложили немедленное внедрение производительных программ для поддержки сбалансированной системы показателей, состоит в их неуверенности признания концепции как таковой. Какую пользу может принести самое лучшее программное решение, если менеджмент еще не проникся самой идеей сбалансирован-ной системы показателей? Поэтому необходимо постоянно видеть разницу между BSC как системой менеджмента и ее реализацией как ИТ-системой. На практике это требование не всегда выполняется. На многих известных нам предприятиях сбалансированную систему показателей рассматривали прежде всего как информационно-технологическую проблему. Мы можем только предостеречь от таких подходов.

Практика работы компаний показывает, что реализация концепции BSC без какой-либо ИТ-поддержки возможна только в очень маленьких проек-тах. Если компания собирается разрабатывать сбалансированные системы показателей для нескольких структурных подразделений и периодически их пересматривать (уточнять, корректировать), то без использования преимуществ информационно-технических решений не обойтись.

Роль, которую играет программное обеспечение при внедрении сбалан-сированной системы показателей, зависит от этапа реализации проекта. Есть существенная разница между потребностями в ИТ-поддержке на этапе разработки системы, на этапе пилотного внедрения и на этапе про-должительного использования построенной системы. На этапе разработки системы задача ИТ-решения состоит в документировании результатов. На этапе текущего использования системы основная задача программного обеспечения заключается в реализации каскадирования BSC на низовые уровни организационной иерархии. Тем самым обеспечивается возможность использования BSC по всему предприятию и техническая реализуемость задач, которые выполняют отдельные исполнители. Следующая задача ИТ-решений — сбор и предоставление данных для различных управлен-ческих систем и проведения анализа (рис. 7.64).

Для первого этапа интеграции сбалансированной системы показателей вполне пригодны стандартные продукты Microsoft Office (Excel или Access). Низкие инвестиционные риски, связанные с использованием этих программных продуктов, и их функциональность вполне достаточны для первого опыта использования сбалансированной системы показателей.

Как показывают результаты опроса, большинство компаний, построив-ших сбалансированную систему показателей, в перспективе используют только эти решения. Использование профессиональных программных

продуктов, автоматизирующих BSC, пока редкость. Многие компании не используют все имеющие возможности ИТ-поддержки сбалансированной системы показателей.

Еще в 2000 г. на рынке практически не было решений по автоматизации сбалансированной системы показателей. С тех пор ситуация кардинальным образом изменилась. Многие ИТ-компании открыли для себя рынок при-ложений по автоматизации задач компаний в этой области и сегодня практики могут выбирать то или иное решение из достаточно большого ассортимента вариантов. Оптимальное решение выбирается на основе анализа многочисленных вариантов, что можно рассматривать как опреде-ленную сложность. На рис. 7.65 показано несколько примеров приложений, предназначенных для автоматизации задач BSC.

Комплексные решения предлагают производители программных про-дуктов категории Corporate Performance Management (CPM). Такие комп-лексные решения увязывают воедино многие экономические концепции — планирование, бюджетирование, консолидацию и сбалансированную систему показателей в рамках единой управленческой системы. Специаль-ные программные продукты, напротив, специализируются на автоматиза-

ции задач BSC. Такие продукты имеют ряд преимуществ прежде всего в том, что касается автоматизации специальных задач — например, составления стратегических карт или каскадирования для нескольких структурных подразделений. Высокой гибкостью и возможностью индивидуальной на­стройки характеризуются так называемые MIS/OLAP-решения. Еще одна возможность заключается в построении индивидуальных решений для конкретной компании на базе приложений Business Intelligence и уже су­ществующих продуктов. Сильная сторона такой концепции — высокая гибкость и обширные возможности анализа. Следующая возможность связана с использованием индивидуального решения в чистом виде. Такое решение призвано быть максимально адаптированным к специфике конкретного предприятия. Недостаток такого варианта — значительные затраты времени и иных ресурсов на разработку программного обеспечения и его внедрение. Какой из вариантов выберет конкретная компания, в значительной степени зависит от ее специфики. Далее кратко описаны два примера из нашей консалтинговой практики — программный продукт Horvath & Partners BSC-Tool и управленческая система BalPlan футбольного клуба Vf В Stuttgart.

Программный продукт Horvath & Partners BSC-Tool — простой и специализи­рованный инструмент, созданный на базе MS Excel. Основой создания этого программного продукта были наши консалтинговые проекты. В большинстве проектов на первых этапах внедрения сбалансированной системы показателей компании не принимали решения, какое программное обеспечение они будут использовать. Кроме того, для большинства компаний на этом этапе очень важна высокая степень гибкости программного продукта и возможности доку­ментирования первых полученных результатов. Использование самого простого формата позволяет подготовиться к выбору профессионального ИТ-решения. С учетом этих условий мы разработали собственное BSC-приложение, которое позволяет осуществлять документирование результатов проведенных совещаний по построению BSC, а также строить систему отчетности на базе BSC Основные задачи этого решения — ввод и сохранение данных, составление отчетов и подготовка презентаций.

После апробации в проектах первый вариант приложения был дополнен другими функциями, позволяющими составлять сбалансированную систему показателей для структурных подразделений компании и использовать несколько языков. В результате получился достаточно простой и удобный инструмент автоматизации BSC, который мы используем в своих проектах. Функциональ­ность этого продукта невысокая и ориентирована на логику BSC, но достаточ­на для решения задач первого и второго уровней интеграции.

У этого программного продукта, разумеется есть недостаток, присущий всем Spread-sheet-приложениям, — использование этого продукта во многих структурных подразделениях компания требует высокой дисциплины про-цесса, поскольку руководство нуждается в актуальной, а не в устаревшей информации. Поэтому при каскадировании BSC на уровень структурных подразделений мы рекомендуем использовать более мощные программные продукты.

В достаточно экзотических сферах бизнеса (например, коммерческий спорт) ИТ-поддержка BSC может сослужить хорошую службу. Этот процесс можно рассмотреть на примере футбольного клуба VfB Stuttgart.

Цель футбольного клуба VfB Stuttgart, функционирующего в непредсказуемой и быстроменяющейся среде профессионального футбола, — обеспечение целевых спортивных результатов за счет достижения экономических. После рассмотрения всех значимых для достижения успеха факторов руководство клуба решило внедрить сбалансированную систему показателей. Внедрение этой концепции позволило клубу построить одну из лучших систем планирования и управления среди профессиональных футбольных клубов и тем самым подготовить переход из категории старых спортивных союзов в категорию современных компаний средних размеров.

Совместно с компанией Horvath & Partners клуб разработал и внедрил ИТ-решение для автоматизации задач системы BSC, которое призвано содейс-твовать достижению целей компании. Эта системы получила название BalPlan (сбалансированная система показателей Planning System).

В процессе построения системы BSC в компании VfB Stuttgart было иденти-фицировано около 130 показателей, существенных с точки зрения достижения целей. Для их регистрации были определены перспективы Спортивные резуль-таты, Финансы, Клиенты и Сотрудники/Процессы. Правление регулярно получает информацию о ключевых показателях, визуализированную на основе принципа светофора.

Наряду с представлением информации о значениях ключевых показателей (рис. 7.67) задачами ИТ-решения являются также удобный ввод исходной ин-формации и удобный интерфейс. Кроме того, в этом программном продукте есть возможности проведения бенчмаркинга с другими участниками бундес-лиги и составления комплексной внутрифирменной отчетности. Использование стандартных инструментов позволило создать решение, которое в последующем может быть расширено и усовершенствовано. Поскольку это решение должно решать достаточно специфические задачи, ему было отдано предпочтение перед другими приложениями категории Business Intelligence.

Положительные характеристики системы BalPlan:

Вся значимая для принятия управленческих решений информация появ-ляется на экране после нажатия на кнопку. Руководство клуба может быстро и гибко реагировать на изменения на рынке.

Разработка сценариев и моделирование (например, влияние побед и пора жений) возможны в режиме реального времени.

Обширные возможности проведения анализа и оценки.

Взаимосвязь и процедура расчета показателей наглядные и понятные.

Прозрачность всей информации и связь отдельных информационных блоков между собой. Руководство клуба может управлять достижением целей, ориентируясь на целевые значения показателей.

Выбор программного продукта для решения той или иной задачи бази-руется на анализе технических характеристик и функциональности продук-та. Технические характеристики и функциональность определяются и взвешиваются конкретной компанией — это осуществляется в рамках структурированного процесса выбора программного обеспечения. Кроме того, важна информация о поставщике программного обеспечения, напри-мер условия поставки, рекомендации и характеристика самой компании.

При выборе программного обеспечения для сбалансированной системы показателей на первом месте находится критерий реализации в программном обеспечении управленческой логики BSC.

Сбалансированная система показателей — это не одностраничный отчет с показателями, который заполняется на основании тех или иных алгоритмов информацией из имеющихся банков данных. Это и не несколько измененный ежемесячный отчет для топ-менеджмента. Сбалансированная система показателей — это в первую очередь инструмент структурированного описания стратегических целей, определения связей между ними и подбора показателей, на основе которых будет оцениваться степень достижения целей. Массив цифр является неизбежной частью сбалансированной системы показателей, но играющей второстепенную роль.

И все-таки программные решения могут оказать значительную поддержку (которую нельзя недооценивать) при разработке и применении сбаланси-рованной системы показателей. С нашей точки зрения, в дискуссии о подходящем программном обеспечении для поддержки системы BSC должны учитываться существенные требования:

В программном обеспечении должна быть заложена возможность документирования содержательных результатов процесса создания системы BSC.

Непосредственная (on-line) возможность располагать информацией и выводами, релевантными для BSC.

Ручной и автоматизированный сбор данных в рамках планирова ния и системы отчетности.

Проведение анализа и составление отчетов должны отражать про цесс достижения целей.

На рис. 7.66 приведен перечень основных специфических требований сбалансированной системы показателей к программному обеспечению. В этом перечне нет общих требований к программным решениям, например удоб-ная работа пользователей или способность работы в единой сети.

Большое число требований, предъявляемых к ИТ-решениям по BSC, позволяет сделать вывод, что какую-либо общую оценку имеющимся на рынке решениям дать сложно. Сертификаты тех или иных программных продуктов подтверждают, что программный продукт в целом соответствует базовым требованиям, но вряд ли может рассматриваться как критерий выбора. Перед выбором того или иного программного обеспечения следу-

ет провести подробный анализ имеющихся вариантов с учетом специфики компании.

К примеру, государственные учреждения и организации в последние годы стали активно интересоваться сбалансированной системой показателей и возможностями ее автоматизации. Эти организации используют специ-фическое программное обеспечение, доступное только на английском языке. Предприятия, которые используют концепцию Corporate Performance Management выстраивают архитектуру, соответствующую логике BSC. Компании средних размеров, использующие BSC только на верхнем уровне управления, могут пользоваться простым с точки зрения функциональности решением. Крупные интернациональные концерны нуждаются в решении, основанном на использовании сети интранет.

Интеграция сбалансированной системы показателей с другими управ-ленческими системами — планирования и бюджетирования, проект-ме-неджмента или стоимостно-ориентированного управления — также важный фактор. Новые ИТ-решения по сбалансированной системе показателей имеют многочисленные шлюзы с другими техническими системами. Информация из BSC может быть передана в системы оперативного управления компанией (например, в ERP-системы, SAP R/3). При этом не следует забывать, что именно управленческие концепции определяют требования к программным продуктам, а не возможности программных продуктов формируют систему управления компанией. Сбалансированная система показателей должна рассматриваться как часть общей системы управления в том числе с точки зрения технического аспекта.

При выборе ИТ-решения для автоматизации сбалансированной системы показателей должно действовать следующее правило: структура следует за стратегией! К нам часто поступают запросы из ИТ-отделов компаний, еще не построивших BSC, на предмет приобретения программного обеспечения для автоматизации будущей системы. Такой подход к построению системы управления — сначала программный продукт, а затем концепция — в большинстве случаев обречен на неудачу (рис. 7.69).

При выборе программного продукта для автоматизации сбалансирован-ной системы показателей мы рекомендуем основываться на мнении как внутренних, так и внешних экспертов. Алгоритм работы при этом может быть следующим.

Описание текущей ситуации и определение этапов построения сба лансированной системы показателей.

Анализ рынка и предварительный выбор.

Разработка подробного технического задания.

Окончательный выбор поставщика программного обеспечения.

Построение прототипа, адаптированного к нуждам конкретного клиента.

В нашей консалтинговой практике хорошо себя зарекомендовал 10-шаговый алгоритм, который подробно описан в книге Beyond Budgeting umsetzen {Horvdth & Partners, 2004, s. 218). Важным этапом выбора программного обеспечения для сбалансированной системы показателей является правильное описание исходной ситуации и про-гнозирование будущего сценария использования этой системы в ком-пании.

Процесс внедрения программного продукта может претендовать на успех только в том случае, если в нем участвуют пользователи из разных функ-циональных подразделений компании и им помогают квалифицированные поставщики самого продукта, понимающие потребности конкретного предприятия.

Зачастую процесс внедрения программного продукта предваряется процессом обучения персонала. Но традиционное деление процесса обу-чения на две части — обучение концепции и обучение возможностям ИТ-реализации — в случае с BSC нецелесообразно. Обучение должно включать объяснение, какие управленческие возможности открывает ис-пользование BSC, и описание возможностей того или иного технического решения. Разумеется, различные группы пользователей BSC в компании могут иметь различные потребности в обучении — и этот факт также следует учитывать.

ЭМПИРИЧЕСКОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ

Как уже было отмечено, многие поставщики программного обеспечения в по-следние годы разработали многочисленные варианты ИТ-решений для сбалан-сированной системы показателей. Но, как показывают результаты исследования, многие аспекты использования BSC они не учли. Это одна из причин того, что 70% (!) опрошенных компаний для автоматизации концепции BSC используют самостоятельные решения, написанные в MS Excel и MS Access.

В то же время только 10% участников опроса оченьдовольны своим ре-шением, написанным на основе MS Excel. Другими словами, поставщикам программного обеспечения в этой области есть над чем работать. Значительный спрос на решения, адаптированные к нуждам конкретных клиентов, составляет сферу приложения усилий и источник окупаемых инвестиций (рис. 7.68).