интересно
Предыдущая | Содержание | Следующая

Внедрение КИС: проблемы и решения

Внедрение КИС, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Проектирование системы. В результате проведения анализа, системные аналитики должны описать и сформулировать все необходимые требования к системе так, чтобы она удовлетворяла определенным потребностям в информации. При проектировании системы определяется, как с помощью данной системы будут решены указанные задачи. Разработка информационной системы представляет собой разработку плана или модели системы, как единого целого. Такой план должен содержать все спецификации, определяющие форму и структуру системы.

В задачу разработчика системы входит подробное описание спецификаций системы по каждой из ее функции, выявленной при анализе системы. В такого рода спецификациях должны быть описаны все управленческие, организационные и технологические компоненты предлагаемого решения.

Процесс проектирования любой информационной системы может быть разделен на два этапа: проектирование на логическом уровне и проектирование на физическом уровне:

Суть проектирования на логическом уровне состоит в описании всех элементов системы и их связей друг с другом. На данном этапе описываются входы и выходы, функции обработки данных, бизнес процедуры, модели данных и процедуры контроля.

Проектирование на физическом уровне представляет собой процесс преобразование абстрактной логической модели в технический проект новой системы. На этом этапе определяются требования к аппаратным средствам, программному обеспечению, базам данных, оборудованию ввода-вывода, процедурам, выполняемым вручную, и процедурам контроля. Результатом проектирования на физическом уровне являются спецификации перевода абстрактного логического плана системы в функциональную систему из людей и машин.

Как правило, при разработке информационной системы, разрабатываются несколько ее проектов. Они могут быть централизованными или распределенными, интерактивными, частично или полностью автоматизирующими процессы организации. Каждый проект информационной системы представляет собой уникальную комбинацию определяющих ее технических и организационных факторов. Критерием качества проекта является его легкость и рациональность для пользователей в рамках существующих технологических, организационных, финансовых и временных ограничений.

Потребности пользователей в информации определяют ключевые направления развития и построения информационной системы. Для того чтобы система удовлетворяла определенным пользователем приоритетам и потребностям в определенной информации, необходимо его постоянное участие в процедуре контроля процесса разработки системы. Участие пользователя в разработке системы повышает понимание и степень его удовлетворенности системой в дальнейшем, снижая проблемы, вызываемые внутригрупповыми конфликтами и незнанием функций и процедур новой системы. Следствием недостаточного привлечения пользователей в процесс проектирования системы может быть ее несостоятельность.

Степень и характер участия пользователей в процессе проектирования системы различны для каждой отдельно взятой системы. Например, необходимая степень участия пользователей в проектировании систем с простыми или прямыми потоками информации меньше, чем в системах с детализированными, сложными или нечетко определенными потоками. В зависимости от степени участия пользователей в проектировании систем, различаются методы, применяемые при разработке систем.

Следующие шаги процесса создания системы состоят в преобразовании спецификаций разработанного решения, определенных в процессе анализа и проектирования системы в полноценную информационную систему. Заключительные шаги состоят из программирования, тестирования, внедрения, использования и поддержки системы.

Программирование. Процесс преобразования спецификаций, разработанных при проектировании, в компьютерное программное обеспечение составляет лишь незначительную часть цикла разработки и проектирования информационной системы. Но именно данный этап является центральным, на котором система обретает свою форму. В процессе программирования, спецификации системы, разработанные на стадии проектирования, переводятся в программный код.

Тестирование. Чтобы быть уверенным, что система полностью соответствует поставленным задачам, необходимо проведение ее полного и всестороннего тестирования. Тестирование отвечает на вопрос, "Достигается ли необходимый результат в конкретных условиях?"

Обычно на проведение тестирования затрачивается около 50 процентов бюджетных средств, выделенных на разработку системы. Проведение тестирования требует также больших затрат времени: данные для тестирования должны быть тщательно подготовлены, результаты проверены, и на их основании в систему вносятся корректировки. В некоторых случаях, на основании результатов тестирования принимаются решения о повторном проектировании каких-либо частей системы. При недостаточном внимании данному процессу, риск несостоятельности системы увеличивается.

Работы по тестированию информационной системы могут быть разделены на три типа:

Модульное тестирование - состоит из тестирования каждого модуля системы по отдельности. Цель такого тестирования -у бедиться в том, что модули системы работают без ошибок, но зачастую эта цель является недостижимой. Такое тестирование должно проводиться не в виде поиска ошибок в программах, а в нахождении путей, как вызвать сбои в ее работе. Когда такие пути указанны, проблемы могут быть исправлены.

Тестирование системы - состоит в тестировании функционирования системы, как единого целого. На данном этапе стараются определить будут ли отдельные модули функционировать совместно, как это планировалось на этапе проектирования системы, или же существуют различия между тем, как система функционирует и тем, как она замышлялась. При тестировании системы особое внимание должно уделяться таким показателям, как время, затрачиваемое на выполнение отдельных функций.

Окончательное тестирование - в результате осуществления данного этапа должно быть выработано мнение о готовности системы для ее полноценного использования в организации. Система тестируется и оценивается конечными пользователями и топ-менеджментом компании. Только когда все стороны приходят к заключению о том, что новая система удовлетворяет всем поставленным задачам и стандартам организации, принимается решен ие о ее использовании в организации.

Одним из важнейших моментов является то, что все аспекты тестирования должны быть тщательно продуманы и максимально понятны для пользователей. Для этого командой разработчиков совместно с пользователями разрабатывается план тестирования системы, который включает в себя все подготовительные мероприятия по описанным выше этапам тестирования.

Внедрение - это процесс перехода от использования старой системы к новой. Он отвечает на вопрос, "Будет ли новая система работать в реальных условиях?" Можно выделить четыре основных типа перехода на использование новой системы: стратегия параллельного перехода, стратегия прямого перехода, стратегия пилотного перехода и пофазовая стратегия.

При стратегии параллельного перехода, в организации одновременно функционируют и старая, и замещающая ее система до тех пор, пока каждый сотрудник не убедиться в том, что новая система функционирует корректно. Это наиболее безопасный способ перехода, так как при возникновении ошибок, данные из старой системы могут использоваться в качестве резервной копии. Однако такой подход является очень дорогостоящим, и при одновременном функционировании двух систем, могут потребоваться дополнительные ресурсы.

При стратегии прямого перехода, в означенный день старая система полностью заменяется новой. На первый взгляд, такая стратегия кажется менее дорогостоящей, чем стратегия параллельного перехода. Однако этот подход является достаточно рискованным и потенциально может быть более дорогостоящим, чем параллельный переход в том случае, если возникают серьезные проблемы при функционировании новой системы. При таком подходе отсутствует система, к которой можно будет вернуться.

При пилотной стадии перехода, новая система представляется ограниченной части организации - это может быть отдельное подразделение или отдел. Когда пилотная версия внедрена и работает корректно, она устанавливается во всей организации, либо одномоментно , либо поэтапно.

При пофазовой стратегии перехода, новая система вводится поэтапно либо по отдельным функциям, либо по подразделениям организации.

План перехода на новую систему представляет собой график всех работ, которые необходимо выполнить для ввода в действие новой системы. Обычно, больше всего времени занимает конвертация данных. Данные из старой системы должны быть перенесены в новую либо вручную, либо при помощи специальных программных модулей. Затем, эти данные должны быть тщательно проверены на соответствие и полноту.

Переход от старой системы к новой подразумевает, что конечные пользователи должны быть обучены работе с новой системой. В процессе перехода подготавливается подробная документация, описывающая работу системы, как с технической точки зрения, так и с точки зрения конечных пользователей, для ее дальнейшего использования при обучении и в ежедневной работе. Недостаток обучения и документации может повлечь за собой несостоятельность системы. Таким образом, этот этап разработки системы является очень важным.

Использование и поддержка. После завершения процесса установки и перехода на новую систему, говорится, что система находится в производстве. Во время этой стадии система оценивается как пользователями, так и техническими специалистами для определения степени ее соответствия поставленным задачам и принятия решений о необходимости внесения в нее изменений. Процессы внесения изменений в аппаратные средства, программное обеспечение, документацию или процедуры системы, находящейся в производстве, с целью исправления ошибок, соответствия новым требованиям называется поддержкой.

Опираясь на опыт компаний, можно приблизительно оценить время, необходимое на выполнение различных задач по поддержке системы. Приблизительно 20 процентов времени уделяется исправлению ошибок или исправлению непредвиденных проблем, возникающих в процессе эксплуатации системы; еще 20 процентов уделяется внесению изменений в структуру данных, файлы, отчеты, аппаратные средства и программное обеспечение. Но 60 процентов всей работы по поддержке занимает настройка системы под конкретных пользователей, совершенствование документации и перепрограммирование модулей системы для повышения эффективности процесса обработки данных. Объем работ процесса поддержки системы может быть сокращен при более тщательном проведении анализа и проектирования системы.

Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.