интересно
Предыдущая | Содержание | Следующая

Классификация документов

Закон - правовой акт высшего органа государственной власти, обладающий самой высокой юридической силой.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами государственного управления в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления определенных стабильных правил поведения.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем (главным образом коллегиального органа государственного управления) в целях решения определенных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Решение - правовой акт исполнительных комитетов, принимаемый в коллегиальном порядке для решения наиболее важных вопросов их компетенции.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, учреждения, организации с целью решения важнейших оперативных вопросов. Приказы издаются как во исполнение нормативных документов вышестоящих органов, так и в инициативном порядке для руководства внутренней деятельностью учреждения.

Перечисленные нормативные акты составляют основу разработки и формирования документов кадровых служб при управлении персоналом на производстве. В особую группу документов входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, которые применяются для передачи срочных сообщений, указаний, отчетов, справок и т. д. Отчетные документы - это различные государственные статистические отчеты о работе с кадрами, результаты анализа качественного состава кадров, текучести кадров и др. К документам по личному составу относятся приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, относящиеся к личным делам.

По происхождению документы бывают служебные и личные. Слу­жебными называют документы, отражающие деятельность предприятий, организаций и их отдельных подразделений; личными письма, заявления, со­ставленные отдельными лицами (заявления о приеме на работу, о предоставлении отпуска без содержания и т. д.).

По месту возникновения документы делятся на внешние и внутренние. К внутренним относятся документы, которые создаются и применяются внутри данного учреждения, к внешним - документы, поступающие из других организаций, предприятий, учреждений.

По срочности различают документы весьма срочные, срочные и не­срочные. Весьма срочные и срочные требуют исполнения ранее общего срока, установленного нормативными актами для исполнения такого рода до­кументов. Срочность, как правило, указывается в резолюции руководителя или на документе проставляется гриф “В. срочно” либо “Срочно”, что оз­начает внеочередность и незамедлительность исполнения. С несрочными до­кументами работают по общим правилам и никакого грифа на них не ставят.

По гласности различают документы секретные, несекретные и для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку о секретности “Совершенно секретно”, “Секретно” или “К”. С секретными до­кументами работают сотрудники, имеющие к ним доступ. Несекретные до­кументы могут публиковаться в открытой печати.

По форме документы делятся на индивидуальные и типовые. Индиви­дуальными называют документы, текст которых характерен для каждого создаваемого заново документа и не повторяется в других. Типовые документы отражают однотипные управленческие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца (личный листок по учету кадров, личная карточка, приемная записка и др.). Постоянная часть таких документов печатается на бланке, а переменная оформляется работником кадровой службы от руки или заполняется в отдельных случаях на пишущей машин­ке или ЭВМ (например, оформление наградного листа).

По срокам хранения документы бывают постоянного, долговремен­ного (более 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

По стадиям издания документы можно представить в виде черно­вика, оригинала, копии и дубликата. Черновик - документ в предваритель­ной редакции. Оригинал (подлинник) - это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с предъявляемыми требованиями. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующим должностным лицом. Копия - точное воспроизведение подлинника с помет-кой в правом верхнем углу “Копия”. Копии могут быть простые и заверен­ные (нотариальной конторой, отделом кадров, руководителем и т. д.).

Иногда требуется воспроизвести не весь документ, а только его часть. Тогда делают выписку (например, из трудовой книжки, из приказа и т. п.). Разновидность копии - дубликат, который выдается в случае утери ори­гинала какого-либо документа (например, дубликат трудовой книжки). Он обладает такой же юридической силой, как  и подлинник.

В настоящее время применяется подсистема унифицированных форм до­кументов по кадрам предприятий и организаций. Эта подсистема является составной частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Цель ее разработки - создать унифицированные документационные комплексы, пригодные для использования в АСУ и в усло­виях традиционных методов обработки документов. Эта подсистема документов рекомендуется для использования на всех уровнях управления. В нее входят унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приему, переводу, увольнению, поощрению работников, предоставлению им отпусков, оформлению дисциплинарных взысканий, а также инструкция по применению унифицированных форм документов.