Предыдущая | Содержание | Следующая

Основные требования к организации делопроизводства кадровых служб

Усложнение современного производства, перестройка управления эконо­микой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличива­ется. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делоп­роизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленчес­кого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные уси­лия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.

От правильной организации и наиболее полной автоматизации процес­сов обработки документов зависит эффективность всего процесса управле­ния кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслужи­вание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполне­нием документов, различных поручений и т. д.

Организация делопроизводства кадровых служб предусматривает реше­ние ряда вопросов:

во-первых, четкого организационного построения работы отделов кад­ров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с до­кументами;

во-вторых, правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения совре­менных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должност­ных инструкций. Необходимо обратить особое внимание на правильную разработку должностных инструкций инспекторов и референтов кадро­вых служб;

в-третьих, правильного нормирования труда работников кадровых служб. Оно призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, а также помочь в оценке работы каждо­го сотрудника;

в-четвертых, постоянного повышения квалификации и культуры работы персонала кадровых служб. Организация этого процесса является прямой обязанностью менеджера кадровой службы. Реализуется она как путем создания курсов, семинаров непосредственно на производстве с отрывом или без отрыва от работы, так и путем направления работников на курсы повышения квалификации в институты, университеты и дру­гие организации, а также путем организации стажировок, в том числе на зарубежные предприятия и в организации;

в-пятых, рациональной организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда. Рабочее место каждого работника отдела кадров должно быть организовано надлежащим образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение трудовых функций, а не на преодоление неудобств в работе.

Под благоприятными условиями труда понимают совокупность факто­ров производственной среды, положительно влияющих на здоровье и работо-способность человека в процессе труда. Такими факторами являются сани­тарно-гигиенические условия (правильное освещение, максимальная тишина, оптимальная температура, влажность); надлежащий комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, конторские шкафы, столы-приставки для компьютеров, стулья подъемно-поворотные, стеллажи для хранения картотек, настольная картотека, набор канцелярских принадлежностей, телефонные аппараты, сшиватели документов, лотки для корреспонденции и др.).

Рабочие места сотрудников кадровой службы должны оснащаться в со­ответствии с должностными категориями и инструкциями. При планиров­ке и оборудовании рабочих мест сотрудников отдела кадров рекомендуется учитывать следующие требования:

устанавливать мебель, оборудование, стеллажи для сортировки доку­ментов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций;

материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

средства малой оргтехники размещать в определенных местах, чтобы добиваться автоматизма движений. Все постоянно используемые материалы располагать так, чтобы их сразу можно было достать, когда они потребуются;

5) для быстрого и безошибочного отыскания документов использовать различные по цвету папки.

Рекомендуемые схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам и табельщика показаны соответственно на рис. 17 и 18.