интересно
Предыдущая | Содержание | Следующая

Каковы основные требования к подготовке и оформлению таблиц (табличных документов)?

Таблица (лат. tabula — доска, таблица) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее — это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.

Сказуемое — это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов.

Структура таблицы включает в себя нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы).

Чтобы построить таблицу, необходимо:

Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, то есть показатели ее подлежащего.

Сформулировать показатели сказуемого, то есть озаглавить те данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего.

Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать вбоковике, или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки.

Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки, и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.

Определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).

Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы — ее заголовку, данных строки — показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:

Расположение сопоставляемых числовых данных по вертика ли, при этом они должны быть выровнены по десятичной.з апятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:

когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего;

когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего;

когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.

 

Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.

Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т. д.).

Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) — подлежащего.

Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк).

Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:

перевернуть таблицу, то есть превратить боковик в головку, а головку в боковик, строки в графы, а графы в строки;

перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;

вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

комбинировать по-разному перечисленные выше приемы.

Минимально возможное число ярусов в головке и макси мальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один;

объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф;

образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов;

переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;

заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.

Максимальный лаконизм данных прографки, для чего реко мендуется :

выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок;

ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок;

объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;

заменять слова условными математическими обозначениями (не более ..., не менее i, более >, менее <, приблизительно =) и т. п.

Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заго ловке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:

Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на 2—3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется, так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.

Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.

Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.

Использовать место вразрез прографки для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке.

Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.

Объединять соседние однотипные таблицы.

Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее число строк.