интересно
Предыдущая | Содержание | Следующая

Для чего необходим и как организуется контроль исполнения управленческих документов?

Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления и поэтому является обязательной составной частью документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля — содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечивать предоставление аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль за исполнением документов включает несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов.

Контроль, как правило, ведется на нескольких уровнях:

формализованный контроль своевременного исполнения;

контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и при большом объеме контрольных документов — специального контрольного подразделения.

Основными задачами подразделения (группы) контроля исполнения являются:

отслеживание прохождения документов, а также фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и важных внутренних документов, письменных указаний руководства;

обобщение полученных данных и результатов исполнения, а также доведение их до сведения руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.