интересно
Предыдущая | Содержание | Следующая

Для чего необходима и как организуется регистрация и индексация управленческих документов?

Для эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (MI7Q должна включать все документы, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

На базе регистрационных данных традиционно строится учет и поиск документов, контроль за их исполнением. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их пои ск стр оится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри организации или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализовано в местах их создания и исполнения по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.

Классификация документов и информации является основой построения И ПС. Она нужна:

для выделения регистрируемых массивов при регистрации документов;

для проставления индексов соответствующих классификационных справочников при индексировании;

как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек при организации информационно-поисковых массивов;

при поиске документов и информации.