интересно
Предыдущая | Содержание | Следующая

Корпоративная цифровая библиотека

Корпоративные цифровые библиотеки являются централизованными информационными техническими системами, позволяющими хранить, структурировать и обеспечивать доступ к суммарному итогу знаний корпорации, распределенному по документам, а часто и в базах данных. CDL содержат большую разнородную совокупность знаний, основанных на документах; обеспечивают физическую инфраструктуру для безопасного хранения этих документов; предоставляют множество логических структур для размещения определенной информации в пределах физической инфраструктуры; обеспечивают соответствующие средства защиты для получения гарантии, что данные не будут удалены из библиотеки и не будут получены несанкционированным персоналом.

CDL отличаются от традиционных цифровых библиотек по следующим параметрам:

CDL рассчитаны на обеспечение корпорации внутренней инфраструктурой интеллектуальной собственности на базе документов, а не на воспроизведение в электронной форме материалов на бумаге (хотя CDL и поддерживают цифровые изображения как категорию управляемых документов);

CDL концентрируются на документах и метаданных: информация о документе, имя создателя, место документа в пределах знаний фирмы, уровень секретности, соответствующие перечни по распределению. Другими словами, понятие каталог карточек у CDL намного сложнее, чем это принято у библиотечных работников;

CDL обеспечивают цельную инфраструктуру от зарождения документа до его конечного использования. Это означает, что в CDL обеспечивается инфраструктура информационной технологии по добавлению и извлечению материалов. Подобная инфраструктура надежнее по защите, чем традиционные цифровые библиотеки, и богаче по информации: собирается больше данных о том, кто что публикует и кто что использует в CDL по сравнению со средствами обычных библиотек;

CDL проектируются не по стандартной схеме (как система классификации в Библиотеке конгресса или УДК, принятая в России), а в соответствии со специфичными ценностями внутри корпорации.

В CDL собирается информация, необходимая руководству для исследования преимуществ применения знаний (экономика знаний), почти так же, как системы MRP собирают информацию, нужную для исследования, управления и -настройки производственных мощностей предприятия; CDL создаются, для того чтобы фирма могла довести представления своей библиотеки до сведения поставщиков, партнеров по бизнесу и покупателей.

Субъектами CDL являются потребители, издатели, библиотекари и руководство.

Потребители регистрируют свое пребывание в цифровой библиотеке — СВЬраспознает их посредством электронного эквивалента библиотечной карточки и ведет учет ее использования для подготовки отчетов издателям и руководству.

Издатели создают документы и публикуют их в корпоративной цифровой библиотеке, предоставляя все данные, необходимые для построения электронного эквивалента элементов каталога карточек или библиографических баз данных на документы. В некоторых случаях издатели используют средства, не предусмотренные в CDL, в недрах которых происходит конвертация документов, созданных такими средствами, к одному или более форматам, поддерживаемым CDL.

Библиотекари отвечают за дизайн и структуру корпоративной цифровой библиотеки и за поддержку ее физической и логической инфраструктуры. Библиотекари устанавливают правила для издателей и потребителей и предоставляют руководству статистические сводки интенсивности применения CDL.

Руководство использует информацию, собранную с помощью CDL, для моделирования, практического осуществления и настройки процессов, создания и применения знаний корпорации. С помощью CDL руководство может определить:

когда и кем созданы знания, их количество и качество;

путь прохождения знаний;

как используются знания, тем самым реально раскрывая скрытые преимущества применения знаний в работе.

Публикация документа. CDL начинает свою работу с процесса публикования документа, обеспечивая инфраструктуру для издателя, помещающего документы в CDL, независимо от программных и аппаратных средств, используемых для создания документа, категории документа (документ в текстовом редакторе, электронная таблица, изображение, презентация, звук, полномасштабное видео, программное обеспечение), местоположения издателя.

Технология публикации документа предусматривает сбор не только документов, но и всех метаданных на него, необходимых для облегчения доступа потребителей к документу и повышения эффективности его управления библиотекарями и руководством. К тому же CDL привносит свои собственные знания о том, кто из потребителей в фирме интересуется определенными категориями информации и кому необходимо с ней познакомиться, что требуется, в частности, для оповещения пользователей в соответствии с установленными ими параметрами о поступлении новых материалов в CDL.

Поиск, извлечение и модификация документов. CDL обеспечивает инфраструктуру для потребителей внутри корпорации для реализации поиска конкретных документов или областей знаний в CDL. Поиск может быть: а) низкоуровневым, например сканирование библиотеки целиком для получения всех документов, связанных с определенным потребителем; 6) структурированным, скажем сканирование архива CDL для получения всех документов, опубликованных определенным автором по интересующему предмету за определенный период времени; в) навигационным — произвольный по форме поиск с использованием гипертекстовых навигационных моделей. В последнем случае происходит извлечение любого документа из библиотеки (при условии контроля за сохранностью данных) в форме, приемлемой для использования набором инструментальных средств компьютера потребителя. CDL облегчает работу с документами посредством хранения каждого из них не только в определенном формате, в котором он был создан издателем, но и в ряде канонических форматов, которые могут быть преобразованы любым интеллектуальным настольным компьютером в требуемый формат. Модификация любого документа в библиотеке может производиться за счет присоединения дополнительной информации к основному документу.

Инфраструктура информационной технологии, используемая потребителями, будет аналогична и для издателей — таким образом, служащим не надо переучиваться, если они сменили роль издателя на роль потребителя.

Как только процесс опубликования документа заканчивается и он попадает в поле контроля CDL, включаются механизмы, позволяющие библиотекарям физически и логически управлять каждым документом. Средства физического" управления предоставляют библиотекарям возможность оптимизировать инфраструктуру информационной технологии, формирующую среду CDL. Средства логического проектирования позволяют свести основную информацию в библиотеке к структуре, отражающей систему ценностей на и вне корпорации, а также множеству доступов к этой структуре, отражающих определенные нужды или организационные модели некоторых групп потребителей внутри фирмы.

Например, несмотря на то что структура CDL строится на основе модели внутренней сети корпорации и внешней системы ценностей, для многих служащих, даже в фирмах с матричной структурой управления или организацией производственного процесса на высоком уровне, все еще необходимо рассматривать корпорацию в качестве множества дискретных функций: производство, финансы, маркетинг и т. д. Либо другой взгляд на фирму как на сеть работников, каждый из которых вносит свой вклад в знания корпорации. А кое-кто все еще смотрит на базу документов в CDL через лупу множества продуктов или рынков компании. CDL должна быть достаточно гибкой, чтобы:

поддерживать основную модель — сеть и систему ценностей;

поддерживать создание множества профилей, логически перестраивающих множества документов;

содействовать простому формированию детального представления множества документов для определенных служащих внутри фирмы;

давать возможность частичного представления защищенных документов другим фирмам без потери интеллектуальной собственности.

CDL также обладает полным набором механизмов для усиления профилей безопасности на уровне документа, для отметки и отчета о событиях, происходящих с каждым документом, для автоматического удаления устаревших документов из библиотеки, для поддержки множественных версий любого документа по мере его редактирования, модификации, переиздания, удаления и для осуществления контроля различных типов документов, требуемого фирмой или такими внешними регулирующими органами, как ISO и SEC.

Хорошо спроектированная CDL обрабатывает любой тип знаний, представленных в электронном виде, — документ в текстовом редакторе, электронную таблицу, изображение, презентацию, звук, полномасштабное видео, программное обеспечение, сообщения электронной почты. Если потребитель научится представлять любой продукт с помощью CDL, выражая его через документ, который может быть опубликован, описан или зарегистрирован, деятельность фирмы мгновенно улучшится. Причем инфраструктура информационной технологии будет гораздо проще, чем если бы корпорация вкладывала средства в информационные технологии для работы с каждым подклассом документов в отдельности.

Кроме того, CDL может управлять ассоциативными документами, представляющими некоторые реальные объекты, которые нельзя выразить в цифровом виде:

расписание использования общих материальных ресурсов предприятия, а именно конференц-залы, парк автомобилей и т. д.;

характерные черты и квалификацию сотрудников;

инструкции для создания стандартных055-отчетов со складов и торговых центров фирмы.

Так как CDL управляет многочисленными типами данных документов и предусматривает возможность изменения набора инструментальных средств на рабочем месте своих субъектов, то документы могут храниться в CDL как в естественном формате (формат, в котором они были первоначально опубликованы), так и в канонических форматах, определенных библиотекарями и используемых для передачи документов по всей фирме, независимо от набора инструментальных средств на конкретном рабочем месте служащего корпорации. В некоторых случаях каноническая форма хранится в CDL (например, когда речь вдето многотомном документе); в других хранится ассоциативный документ, содержащий набор инструкций для создания канонической формы.

Вызывающие параметры. Каждому документу присваивается вызывающий параметр — идентификатор, являющийся уникальным не только в CDL корпорации, но в любой другой CDL, что возможно, например, при использовании UNR (Uniform Resource Number), применяемого в Internet. Этот параметр отличается от аналогичного в обычной библиотеке тем, что он сам не является носителем метаданных, служит в качестве средства для отслеживания, адресации и контроля документов на индивидуальном уровне.

В перечнях структурированы совокупности свойств, разрешений, условий и инструкций, которые могут создать группы документов или прилагаться к документам или группам документов. Обычно перечни в среде CDL включают:

перечни по уведомлению и дистрибутивам (список потребителей, желающих получить уведомление в случае, когда определенный документ, группа документов или категория данных в CDL пополняется или изменяется);

перечни по проверке (список служащих, просматривающих или одобряющих документ до того момента, как он становится официально частью совокупности знаний фирмы). CDL автоматически включит документ в перечни по проверке, где он будет находиться до тех пор, пока эксперты не представят уведомление в CDL об одобрении документа (например, используя свои персональные цифровые подписи для уникальной идентификации и отслеживания);

перечни событий (список документов, представляющий непосредственный интерес для библиотекарей и руководства, желающих получать уведомление, когда документ был затребован, изменен, устарел и выведен из системы, заблокирован или выведен из обращения);

предметные перечни (предметы, ключевые слова и темы, с которыми может быть связан любой документ);

перечни классов безопасности (список категорий безопасности (открытые, секретные, отражающие конъюнктурные колебания), в зависимости от которых регулируется распространение определенных документов);

перечни управляющих воздействий (список воздействий — архив, версия, блокировка, которые должны быть произведены на определенные типы документов для внутреннего процесса или внешних регулирующих причин);

перечни для контроля за доступом (списки потребителей, имеющих или не имеющих доступа к определенным документам).

Сами перечни управляются как документы, находящиеся в ведении библиотекарей и подчиненные определенным типам отслеживания событий. Механизмы СВЬдолжны быть достаточно гибки для поддержки любого типа перечня, необходимого для управления документами в CD L

Для создания корпоративных цифровых библиотек применим ряд следующих технологий:

традиционные СУБД;

средства организации деятельности рабочих групп;

системы класса workflow; технология WWW.