интересно
Предыдущая | Содержание |

Мониторинг: пилотные исследования

Для достижения результатов мониторинга в ряде случаев необходимо проведение пилотного изучения и оценки оперативных вопросов, отражающих различные аспекты деятельности организации.

Пилотное изучение может включать обзор текущей внутренней деятельности и практики в области мониторинга (цель 1), осуществляемого в сотрудничестве с местными экспертами, пробное применение методик мониторинга (цель II) для определения наиболее приемлемых и полезных; анализ результатов с точки зрения оценки (цель III) вероятной осуществимости введения или совершенствования внутренней системы мониторинга повседневной деятельности.

С этой целью, как правило, выбираются 1-2 подразделения организации, которые рассматриваются в качестве примеров для дальнейшего развития методологии и систем мониторинга повседневной деятельности. Мониторинг начинается с понимания/определения/разъяснения функций департамента с последующим изучением мероприятий/деятельности, нацеленной на осуществление этих функций.

Пилотное изучение позволяет определить готовность организации для введения системы мониторинга деятельности. Оно включает анализ (обзор) деятельности в области существующего в учреждении мониторинга повседневных операций, оценку и подтверждение наличия задач и целей, соответствие планов департаментов целям всего учреждения. Кроме того, пилотное изучение может указать необходимые области применения мониторинга деятельности и определить существующие на пути его осуществления трудности.

Как правило, пилотное изучение включает знакомство с документацией; прямые интервью с ведущими сотрудниками, включая руководителей департаментов, начальников отделов; применение различных форм по сбору информации; создание и использование форм обзора и обратной связи; проведение исследований для определения соответствия деятельности целям.

Система управленческого мониторинга может дать организации мощный инструмент, который позволит руководству и управленцам убедиться в том, что различные подразделения организации придерживаются общих поставленных целей и стратегического плана, а также поможет в принятии решений по распределению ресурсов на стратегическом уровне. С помощью такой системы можно создать перечень важнейших, ключевых показателей работы. Когда ряд мероприятий по оценке осуществлен, возникает основа для оценки сходной деятельности в других структурах организации.

Мониторинг деятельности на уровне департаментов дает возможность использовать ресурсы должным образом, обеспечить реализацию в отдельном департаменте приоритетов организации, помогает в принятии решений по потребностям в ресурсах и их распределению (кадры, материальные ресурсы и т. д.), в конечном счете — повышает продуктивность, результативность, действенность и эффективность работы.

Мониторинг проектной деятельности не только конкретного проекта, но и в масштабах определенной территории (страны, области, города) позволяет обеспечить преемственность результатов и повышение эффективности использования ресурсов, достижение общих целей. Кроме того, подобная форма мониторинга способствует проведению глубокого сравнительного анализа, накопившегося в сфере проектной деятельности опыта, отечественного и зарубежного, что позволяет усовершенствовать систему проектной работы в целом.

Необходимо отметить, что мониторинг должен отражать реальное состояние всей рассматриваемой системы в каждый момент времени и давать возможность оценки и определения основных направлений ее развития на перспективу. В связи с этим основные задачи, которые должны быть реализованы в процессе мониторинга, могут быть сформулированы следующим образом:

воспринимать и перерабатывать всю поступающую информацию;

гибко реагировать на происходящие структурные сдвиги и на этой основе обновлять и обосновывать информационно-нормативную базу и управленческие решения;

отслеживать состояние и развитие реформирования; выявлять возможность проведения сравнительного анализа со сходными системами;

отслеживать прогнозируемые показатели, осуществлять их верификацию.

Особое значение приобретает при этом логическая структура проекта. Разработка системы мониторинга осуществляется с использованием большого количества показателей, как количественных (преобладающее большинство), так и качественных, факторов, компонентов, индикаторов, критериев и других научно обоснованных нормативов. Если принять во внимание тот факт, что осуществление деятельности в области мониторинга может рассматриваться как деятельность, ведущаяся в двух параллельных направлениях: оценка стратегий и миссий и оценка текущей деятельности, очевидным становится то, что определение индикаторов является актуальным процессом при выработке стратегии проектной деятельности. Однако помимо определения индикаторов существуют и другие факторы, которые необходимо учитывать при разработке проекта, так как впоследствии именно степень их проработанности будет определять эффективность мониторинга деятельности в рамках конкретного проекта.

Таким образом, общая схема факторов, определяющих успешность и эффективность мониторинга и оценки проекта, может быть сформулирована следующим образом:

четкое определение целей и задач проекта, для оценки реализации которых можно было бы указать конкретные индикаторы (цели и задачи проекта должны быть реалистичны по срокам их осуществления и иметь измеряемый эквивалент их реализации);

создание структурированной системы индикаторов, позволяющих отслеживать результаты проектной деятельности в количественных и качественных показателях производства товаров или/и услуг (четко структурированная система индикаторов позволяет также обеспечить доступность информации о ходе проекта и обратную связь со всеми его участниками с первых дней реализации проекта; иерархия целей и задач проекта определяет и последовательность индикаторов);

создание информационно-поисковой базы данных, позволяющей не только собирать и перерабатывать необходимую информацию, но и осуществлять доступ к уже имеющимся статистическим и аналитическим материалам, релевантным исследуемым проблемам;

создание инфраструктуры для осуществления сбора и анализа информации, работы с базой данных, в конечном счете для обеспечения постоянного мониторинга проекта с целью повышения его эффективности.

Отмечая значимость определения системы индикаторов, следует отметить, что любой индикатор, как правило, формируется на базе показатели, факторов, критериев и в связи с этим является обобщающим показателем. К индикаторам предъявляются определенные требования. В частности, каждый индикатор должен:

иметь определенное смысловое значение и предназначаться, как уже упоминалось, для решения конкретной задачи;

давать возможность измерять определенный количественный или качественный параметр системы;

использоваться для оценки состояния и развития исследуемой системы;

применяться для осуществления мониторинга проекта и решения других задач планирования, прогнозирования и управления исследуемой системы.

Система мониторинга, направленная на удовлетворение потребностей бенефициариев проекта.

В западной практике сегодня все чаще употребляется термин Beneficiary-Centered Monitoring System and Evaluation — система мониторинга и оценки проекта, направленная на удовлетворение потребностей бенефициариев проекта. Главным индикатором здесь изначально является степень удовлетворенности, мнения и восприятие результатов проектной деятельности самими бенефициариями. Однако оценка подобных качественных показателей и их учет при корректировке проектной работы является очень сложной задачей.

Система мониторинга рассматривается в данном случае как существенная часть планирования и реализации проекта. Рассмотрение и оценка каждого вида деятельности ведется в соответствии с рядом индикаторов, отражающих адекватность постановки целей, измеряющих результативность реализации проекта, позволяющих оценить перспективы дальнейшего развития проектной деятельности и корректировать в случае необходимости ход реализации проекта.

Таким образом, процесс мониторинга состоит из 4 этапов:

Постановки целей (чего необходимо достичь).

Измерения результативности реализации проекта (что происходит на настоящий момент).

Оценки хода реализации проекта и дальнейших перспектив его развития (почему все происходит именно так, что может произойти дальше).

Коррекции проекта (что может быть изменено).

Для каждого вида деятельности в конкретном проекте можно определить 4 вида индикаторов. Первым видом индикаторов в данной системе является количество бенефициариев проекта и количество товаров или услуг, ими получаемых (например, количество учебников, предоставленных определенному числу школ). Оба индикатора характеризуют продуктивность проекта. Данные индикаторы отслеживаются посредством учета всех счетов, приходно-расходных документов о предоставлении и получении товаров и услуг, составления отчетов.

Три других индикатора характеризуют степень удовлетворенности бенефициариев результатами проектной деятельности, время и стоимость предоставляемых услуг. Эти индикаторы позволяют судить об эффективности (коэффициенте полезного действия) проекта.

Как уже отмечалось, измерить степень удовлетворенности бенефициариев результатами проекта чрезвычайно сложно. Очевидно, что чем больше совпадают ожидания бенефициариев с тем, что они получают, тем выше степень удовлетворенности проектом. Для измерения данных регулярно проводятся фокус группы, интервью, наблюдения, анкетирование, семинары.

Индикатор стоимости подразумевает в данном случае сравнение средств, предусмотренных бюджетом, с реальными израсходованными на определенный вид деятельности средствами. Кроме того, предусмотренные бюджетом и реально израсходованные средства должны быть сопоставлены с количеством бенефициариев, запланированных и реально участвующих в проекте. Оценка стоимости проекта проводится на основании финансовых отчетов, фиксирующих размер бюджета, все затраты и выплаты.

Еще один индикатор, позволяющий оценить эффективность проекта, — время, планируемое и реально затраченное на такие этапы проекта, как:

планирование и согласование проекта;

привлечение необходимых ресурсов;

выплаты;

доставка товаров или/и услуг конечному потребителю (например, обеспечение методическими материалами не просто школы, а каждого конкретного педагога).

Основные методы отслеживания и оценки при планировании и согласовании проекта — подписание договоров и меморандумов, составление плана действий с указанием планируемого времени, проведение интервью и фокус групп среди всех участников проекта. На втором этапе важно зафиксировать конкретные сроки выполнения взятых обязательств всеми участниками проекта, сроки предоставления регулярных информационных отчетов партнерам для стимулирования их активного участия на протяжении всего хода проекта Для своевременного проведения необходимых выплат важно предварительно наметить сроки и зафиксировать их в проектном плане. Сроки предоставления товаров или услуг конечному потребителю также должны планироваться и фиксироваться как вполне конкретная дата или промежуток времени.

Для повышения эффективности мониторинга необходимо предусматривать проведение регулярных (не реже одного раза в год) так называемых оценочных семинаров, консультаций или миссий с участием всех партнеров. Основными целями проведения подобных мероприятий являются:

оценка продуктивности и эффективности проекта на данном этапе его реализации;

оценка причин возможных осложнений и отсрочек или неожиданных успехов (вызванных, к примеру, инновационными методами работы) с точки зрения участников проекта;

уточнение дальнейшего плана действий су четом возникших проблем или для закрепления успешного опыта.

О важности и необходимости проведения подобных оценочно-консультативных семинаров говорит и следующий факт. Сегодня все большее значение придается специалистами активному вовлечению во все аспекты проектной деятельности всех участников проекта. Исследователи утверждают, что успех реализации любого проекта во многом зависит от участия и осведомленности о ходе подготовки и реализации проекта сторон-партнеров. В этом случае одной из задач мониторинга становится информирование всех участников о ходе реализации проекта и возможном вкладе каждого партнера для повышения результативности и качества общей программы действий в рамках проекта. Один из вариантов активизации участия партнеров в общей деятельности — использование на подобных семинарах методики анализа проблемы. Очевидно, что цели и задачи проекта формулируются исходя из тех проблем, которые предстоит решить в процессе его осуществления.

Методика анализа проблемы состоит в проведении мозгового штурма, в ходе которого участники проекта выявляют все причины и возможные последствия этих проблем. По результатам обсуждения выстраивается иерархия целей и задач проекта, а также составляются диаграммы. Первая отражает те проблемы, которые невозможно решить прямым путем, действуя в рамках конкретного проекта, но которые необходимо решить для реализации конечных целей проекта. Эти проблемы рассматриваются в контексте новой стратегии действий (возможно, параллельной с уже действующей) или как риски реализации данного проекта, если ресурсы не позволяют расширить границы деятельности. Вторая диаграмма отражает те мероприятия, которые необходимо осуществить для того, чтобы реализовать цели, но не входящие в непосредственную программу действий проекта. Такие мероприятия, должны быть включены в обоснование проекта и максимально учтены при осуществлении мониторинга. Примером в данном случае могут служить изменения в законодательной базе или другие мероприятия проведение которых зависит от государственных структур.

В России, как уже отмечалось, отсутствует система постоянного мониторинга проектной и программной деятельности в сфере науки и образования. Одним из путей решения этой проблемы стало создание в июле 2000 г. Минобразования России Центра мониторинга международных программ и проектов в области образования. На фоне развития международного сотрудничества образовательных учреждений Центр мониторинга может стать действенным инструментом в проведении образовательной политики, повышении эффективности вложения спонсорских средств в сферу образования, помочь своими экспертными оценками и рекомендациями как образовательным учреждениям, так и спонсорам оптимизировать их усилия и достигать более высоких результатов.

Цели и задачи Центра. Центр создается для оптимизации деятельности различных субъектов (образовательных учреждений, органов управления образованием, зарубежных фондов и международных организаций) в реализации образовательных и исследовательских программ.

В своей деятельности Центр должен содействовать широкому использованию научного и педагогического потенциала России и других государств в повышении эффективности осуществления международных проектов, способствующих развитию национальных систем образования, укреплению партнерских связей образовательных и научных учреждений.

ОсновнымизадачамиЦентраявляются:созщниет10СТОЯННОД,ейству-ющей системы мониторинга международных проектов в образовательной сфере, анализ результатов мониторинга, подготовка аналитических материалов, предложений и рекомендаций для заинтересованных организаций.

Оказание помощи образовательным учреждениям, а также зарубежным и международным организациям, университетам и фондам в поиске партнеров по осуществлению совместных образовательных и исследовательских проектов.

Сбор и распространение информации о программах международного сотрудничества в области перспективных форм образования, академических обменов, научных исследований, в том числе с использованием информационных и коммуникационных технологий.

Создание банка данных о международных проектах в области образования (включая полученные результаты).

Создание базы данных, содержащей информацию об экспертах в различных областях образования и науки, с целью оказания помощи в осуществлении проектов, их экспертизе и оценке.

Содействие дальнейшему развитию системы образовательного фандрайзинга; проведение семинаров и конференций для спонсоров, осуществление координации деятельности организаций, ведущих схожие по тематике проекты, организация семинаров по фандрайзингу для широкого круга образовательных учреждений и т. д.

Важным элементом планируемой деятельности может стать международная сеть специалистов в области оценки проектов и программ, в создании которой приняли участие представители Грузии, Молдовы, России и Украины.